El expediente electrónico en los procesos civiles

Claudio Meneses Pacheco“…Hay aspectos que deben ser mejorados tanto desde el punto de vista de la coherencia de las normas como desde la perspectiva de las medidas de seguridad que deben rodear a los documentos electrónicos. Pero, en cualquier caso, hay que concluir que este autoacordado no transgrede la reserva legal y, en este sentido, es constitucional…”

Claudio Meneses Pacheco
Profesor Derecho Procesal
U. de Valparaíso

1.         Mediante auto acordado contenido en el Acta Nº54-2014 de 23 de abril de 2014, la Corte Suprema ha establecido normas sobre tramitación electrónica de los procesos civiles, que según el Código de Procedimiento Civil se rigen por el principio de la escritura.

Esta medida se encuentra antecedida por otros autos acordados de la misma Corte Suprema, a través de los cuales el máximo tribunal de la República ha implementado el uso de documentos y firmas electrónicas en la sustanciación de procesos jurisdiccionales en asuntos penales, de familia y laborales. Las principales regulaciones están consagradas en el Acta Nº91-2007 de 7 de junio de 2007, que fija el texto refundido sobre “procedimientos en los tribunales que tramitan con carpeta electrónica”, y en el Acta Nº25-2009 de 30 de enero de 2009 (modificada por medio del Acta Nº40-2014 de 14 de marzo de 2014), que establece disposiciones sobre el “uso de documento y firma electrónica en el Poder Judicial”.

El auto acordado de 23 de abril pasado fue aprobado con el voto disidente del ministro Sr. Dolmestch, quien estimó que las medidas dispuestas en esta regulación son improcedentes por referirse a materias de “reserva legal”. Si esto es efectivo, el auto acordado sería contrario al art. 19 Nº3 inc. 6º CPR, según el cual las disposiciones que fijen procedimientos judiciales tienen que provenir del legislador.

En mi parecer, no existe aquí un problema de constitucionalidad ni de legalidad, ya que la Corte Suprema ha actuado dentro del marco fijado por la Ley Nº19.799 de 2002. De todos modos, hay aspectos que deben ser mejorados tanto desde el punto de vista de la coherencia de las normas como desde la perspectiva de las medidas de seguridad que deben acompañar al uso de los documentos electrónicos y a la custodia de los documentos en soporte de papel. Pero, en cualquier caso, hay que concluir que este auto acordado no transgrede la reserva legal y, en este sentido, es constitucional.

2.         Los arts. 29 a 37 CPC consagran el principio de escritura respecto de los juicios civiles. De acuerdo con estas normas, los procesos civiles se componen de un conjunto de escritos que conforman un expediente, donde se registran las actuaciones judiciales, los actos de las partes, las diligencias probatorias y los documentos que se presentan como evidencias.

Como señala el art. 29, el proceso civil se debe formar “con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio. Ninguna pieza del proceso podrá retirarse sin que previamente lo decrete el tribunal que conoce de la causa”. El art. 30 CPC indica que “todo escrito deberá presentarse al tribunal de la causa por conducto del secretario respectivo y se encabezará con una suma que indique su contenido o el trámite de que se trata”. Los arts. 31 a 37 CPC establecen la forma como debe confeccionarse este expediente y la responsabilidad que pesa sobre el secretario del tribunal en cuanto a su custodia. Esto, a su vez, se complementa con los arts. 379 y 380 COT, en los que se señala que el ministro de fe a cargo del cuidado del expediente es el secretario del tribunal, a quien corresponde, entre otras cosas, resguardar la integridad de los procesos escritos y certificar la autenticidad de las actuaciones judiciales.

A la luz de este conjunto de normas y de las demás disposiciones complementarias, podría concluirse que todo intento de introducir el uso de las documentaciones electrónicas y de firmas electrónicas en la tramitación y registro de los procesos civiles, exige la dictación de leyes destinadas a modificar el régimen de enjuiciamiento recién descrito. Por lo mismo, el establecimiento de soluciones como las previstas en el Acta Nº54-2014 implicaría una intromisión en asuntos propios de la legislación. Y así, el expediente civil en soporte de papel previsto por los citados arts. 29-37 CPC sólo podría ser sustituido por la carpeta electrónica en virtud de una reforma legal.

3.         La cuestión recién expuesta hay que responderla a la luz de los preceptos de la Ley Nº19.799 de 2002, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.

Es pertinente, en primer lugar, el “principio de equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel” consagrado en el art. 1º inc. 2º del citado cuerpo legal, según el cual todo lo que antaño debía o podía registrarse en soporte de papel, a partir de la dictación de la Ley Nº19.799 del año 2002 puede almacenarse en registros electrónicos. Sobre el particular, hay que tener presente que el inciso 3º de este artículo indica que toda interpretación de los preceptos de este texto legal debe guardar armonía con los principios en los que se ha inspirado el legislador, uno de los cuales es el de la referida equivalencia. De esta manera, cabe concluir que el expediente electrónico es legalmente equivalente al expediente regulado por los arts. 29-37 CPC.

En segundo lugar, es atingente el art. 6º inc. 1º de la misma ley, conforme con el cual los órganos del Estado (dentro de los cuales están los tribunales de justicia) “podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica”.

En tercer término, debe considerarse el art. 7º que consagra el aludido principio de equivalencia al campo de las actuaciones públicas. Indica en su inciso 1º que “los actos, contratos y documentos de los órganos del Estado, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel”.

En cuarto lugar, el art. 8º reconoce la opción de que las personas se relacionen con los órganos públicos a través de técnicas y mecanismos electrónicos.

4.         Así pues, de acuerdo con estos preceptos los expedientes civiles en soporte de papel también pueden expresarse a través de registros electrónicos; las actuaciones jurisdiccionales pueden manifestarse por medio de documentos electrónicos y, los actos de las partes pueden ser ejecutados de la misma manera. Vale decir, de acuerdo con la Ley Nº19.799 de 2002, el modelo procesal previsto por los arts. 29-37 CPC y demás normas complementarias, puede exteriorizarse a través de dos sistemas: en papel y en formato electrónico. En ambos casos el régimen sigue siendo escrito, aunque esta vez se reconocen dos métodos o formas de escritura.

Pero se trata de preceptos generales que requieren de las respectivas especificaciones, para lograr una correcta y armónica aplicación práctica. Y para tales fines la Ley Nº19.799 de 2002 ha autorizado que los órganos del Estado dicten normas reglamentarias; así consta en los arts. 10 y 25.

Esta es la base legal de los autos acordados de la Corte Suprema en lo referido al uso de documentos y firmas electrónicas. De acuerdo con estas normas, la Corte está autorizada para dictar las correspondientes normas reglamentarias destinadas a implementar las medidas tendientes a concretar esta solución legislativa. El art. 10 de la Ley Nº19.799 de 2002 señala que “los reglamentos aplicables a los correspondientes órganos del Estado regularán la forma cómo se garantizará la publicidad, seguridad, integridad y eficacia en el uso de las firmas electrónicas, y las demás necesarias para la aplicación de las normas de este Título”. El art. 25 inc. 2º hace mención a la facultad que tienen los otros órganos del Estado (distintos al Poder Ejecutivo, al que se refiere el inciso primero), para aprobar los respectivos reglamentos, con el objeto de dar cumplimiento a lo previsto en el art. 10.

Si relacionamos estas normas con el art. 82 CPR y con el art. 94 Nº4 COT, podemos concluir que la Corte Suprema tiene expresas facultades para dictar autos acordados en relación con el uso de documentos y firmas electrónicos en la tramitación procesos judiciales. De modo que, en mi opinión, no corresponde dirigir cuestionamientos sobre la constitucionalidad o legalidad del Acta Nº54-2014.

5.         Donde sí cabe formular observaciones es en cuanto al contenido de las medidas previstas en esta regulación, sobre todo en los dos puntos que mencioné al inicio. No veo coherencia entre este auto acordado y el Acta Nº25-2009 en lo relativo al uso de firma electrónica avanzada. Pienso, además, que es poco clara la situación en la que quedan los juicios civiles, que –al parecer– tendrán un doble registro: de papel y electrónico, lo que podría afectar el régimen de custodia de los documentos que componen estas causas.

Estas y otras materias podrán ser examinadas en otro momento. Lo que he buscado abordar en este lugar es la primera interrogante que genera el Acta Nº54-2014, en lo relativo a la constitucionalidad y legalidad de un auto acordado que implementa el uso del expediente electrónico en materia civil.

1 thought on “El expediente electrónico en los procesos civiles”

  1. Me parece que efectivamente la ley 19.799 facilita el camino al aclarar que los documentos electrónicos son documentos escritos para todos los efectos legales.
    Sin embargo, la misma ley pone una limitación para el caso de los documentos que tengan la calidad de instrumento público, como ocurre con ciertos actos procesales. La ley indica que si los documentos tienen la calidad de instrumento público (tal es el caso de las resoluciones judiciales y las constancias de las actuaciones de los ministros de fe), ellos surtirán efectos (validez) a condición de que sean suscritos mediante firma electrónica avanzada. Dicho de otro modo, si la firma electrónica es de otro tipo el soporte papel no puede ser reemplazado por el soporte electrónico.
    En contraste con lo anterior, el acta 54-2014 dispone “Las resoluciones, actuaciones y demás documentos que emanen del tribunal serán suscritos mediante firma electrónica simple o avanzada, y tendrán el mismo valor que los expedidos por escrito en soporte papel luego de ser incorporados a la carpeta electrónica”
    En ese contexto, la constitucionalidad del acta se podría abordar por dos vías:
    1) ¿Se trata de la reglamentación de la ley 19.799 (que la misma ley faculta a dictar en los artículos 10 y 25)? Es claro que en este punto el acta regula “contra legem” y, en consecuencia, no debiera tener valor.
    2) ¿Abarca alguno de los aspectos que la Constitución declara de reserva legal en el inciso 6 del artículo 19 n° 3 (“Toda sentencia de un órgano que ejerza jurisdicción debe fundarse en un proceso previo legalmente tramitado. Corresponderá al legislador establecer siempre las garantías de un procedimiento y una investigación racionales y justos”)? En esta otra perspectiva la cuestión es un poco menos clara y se centra en establecer si el tipo de firma electrónica con que los jueces suscribirán sus resoluciones constituye o no una garantía para las partes Al menos sí es claro que la firma electrónica avanzada da más garantías que las otras firmas electrónicas (sellado de tiempo, certificador externo, etc.). Aun si no fuera considerada una garantía, me parece que el carácter de contra legem debiese ser suficiente para descartar la validez jurídica del acta 54-2014.

    Con todo, el punto de fondo es si nuestra sociedad desea establecer un sistema de tramitación digital.
    En la afirmativa (como probablemente es), correspondería decidir qué características tendrá tal tramitación y cómo se satisfarán todas las particularidades propias de la tramitación digital (brecha cultural, seguridad en la transmisión de datos, autenticación de las partes, protección de datos personales, auditabilidad externa de los datos, etc.). Creo que a quien corresponde adoptar tal decisión es a la sociedad toda a través de sus representantes.

    Saludos!

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