Algunos efectos probatorios de la aplicación de la “Convención de la Apostilla”

“…A contar del 30 de agosto de este año comenzará a regir en nuestro país la Convención de La Haya de 1961 que suprime la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros…”
 
Claudio Meneses Pacheco
Profesor de Derecho Procesal
Universidad de Valparaíso
 
1. Introducción. A contar del 30 de agosto de este año comenzará a regir en nuestro país la Convención de La Haya de 1961 que suprime la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros, conocida como “Convención de la Apostilla”. Esta Convención establece un sistema simplificado de certificación de autenticidad de los documentos públicos extranjeros, mucho menos engorroso que el procedimiento de legalización diplomática o consultar que ha regido en Chile por más de un siglo (art. 345 CPC), con lo cual se favorece la fluidez y rapidez del tráfico jurídico internacional.
 
El Congreso Nacional aprobó esta Convención con fecha 19 de junio de 2012 y la Presidenta de la República firmó el instrumento de adhesión el 2 de diciembre de 2015, que fue depositado el 16 de ese mismo mes, cumpliéndose así con las exigencias para su posterior vigencia.Además, mediante la Ley Nº20.711 de 2014 y su Reglamento (DS. Nº81 de 2015, Ministerio de Relaciones Exteriores), se han establecido disposiciones internas destinadas a implementar la aplicación de esta Convención (que también entrarán en vigor el 30 de agosto), algunas de las cuales producen efectos probatorios. Nos referiremos a tres de ellas, relativas al concepto de documento público extranjero (art. 4º del Reglamento de la Ley Nº20.711 en relación con el art. 1º de la Convención), a la producción de la prueba por medio de documentos públicos extranjeros (art. 345 bis CPC), y al valor probatorio de tales documentos (art. 420 Nº5 COT).
 
2. “Legalización” y “apostilla” como exigencias de eficacia probatoria de los documentos públicos extranjeros. Como primera cuestión, es conveniente aclarar que la “legalización” y la “apostilla” constituyen distintas maneras de regular un mismo asunto, consistente en la comprobación de la autenticidad de un documento público extranjero. Tal como señala el art. 17 inc. 1º CC, la forma de los instrumentos públicos (debió decir, documentos públicos) se determina por la ley del país en que hayan sido otorgados. Pero su autenticidad, agrega el artículo, se debe probar según las reglas establecidas en el Código de Enjuiciamiento, con lo cual se está remitiendo al art. 345 CPC y, a partir del 30 de agosto, también al art. 345 bis CPC.
 
La legalización es un procedimiento encaminado a comprobar la autenticidad de documentos públicos, compuesto por una secuencia de certificaciones diplomáticas o consulares. En nuestro país, esta secuencia aparece señalada en el art. 345 CPC, que la doctrina y la jurisprudencia han calificado como un precepto de orden público cuyo incumplimiento genera la ineficacia probatoria de los documentos públicos extranjeros que se presenten como evidencias en un juicio civil. La redacción del inciso primero de esta disposición así lo da a entender, al señalar
que “los instrumentos públicos otorgados fuera de Chile deberán presentarse previamente legalizados[…]”.
 
La apostilla es un mecanismo simplificado de comprobación de la autenticidad de
documentos públicos extranjeros, que se compone únicamente de una certificación (la apostilla es precisamente un certificado) que demuestra la autenticidad de la firma contenida en el respectivo documento, la calidad en la que ha actuado el signatario de éste y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que esté revestido el documento.
 
Como señala el art. 3º inc. 1º de la Convención de la Apostilla, “la única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, será la fijación de la apostilla descrita en el artículo 4, expedida por la autoridad competente del Estado del que dimane el documento”. El art. 4º inc. 1º establece que “la apostilla prevista en el artículo 3, primer párrafo, se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación del mismo y deberá ajustarse al modelo anexo a la presente Convención”.
 
En concordancia con lo anterior, el Reglamento de la Ley Nº20.711 señala que la apostilla es un certificado que, emitido de conformidad con lo indicado en dicha regulación, produce respecto del documento público para el cual se otorga, los mismos efectos que el proceso de legalización (art. 2º inc. 1º). Asimismo, indica que “válidamente otorgada, la apostilla certificará respecto del documento público, en todos los Estados Parte en cuyo ordenamiento la Convención de la Apostilla se encuentre en vigor, la autenticidad de la firma en él contenida, la calidad en que ese signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido”.
 
Como se aprecia, la diferencia que existe entre la legalización y la apostilla dice relación con el tipo de exigencia que impone cada una para dar por comprobada la autenticidad documental. La apostilla es mucho menos compleja que la legalización, lo que en el caso chileno se ve potenciado gracias a la implementación de un sistema electrónico único de apostillas (arts. 3º, 15 y 16 del Reglamento de la Ley Nº20.711).
 
3. Concepto de documento público extranjero para efectos de la Convención (art. 4º del Reglamento en relación con el art. 1º de la Convención). El art. 4º del Reglamento de la Ley Nº20.711 señala que para los fines de esta regulación “serán considerados documentos públicos los que reciben dicha calificación por la Convención de la Apostilla”. Pues bien, el art. 1º de esta Convención considera como documentos públicos a: “a) los documentos dimanantes de una autoridad o de un funcionario vinculada a una jurisdicción del Estado, incluidos aquellos provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; b) los documentos administrativos; c) los documentos notariales; d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas en documentos privados, tales como menciones de registros, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas”.
 
Si interpretamos armónicamente estas disposiciones con el art. 345 bis CPC (agregado por la Ley Nº20.711), debemos concluir que la aplicación de la Convención de la Apostilla genera una extensión del concepto de documento público extranjero para los fines de la prueba en las causas civiles. Si bien el art. 345 bis CPC erradamente alude a los “instrumentos públicos” (concepto más restringido que el de “documentos públicos”), lo cierto es que la remisión que a la Convención, sumado a la expresa disposición del art. 4º del Reglamento, obliga a entender que la noción se ha ampliado, incluyendo figuras respecto de las cuales ha existido discusión o ambigüedad entre nuestros autores y tribunales. Así, por ejemplo, de acuerdo con la Convención los “documentos administrativos” (que en Chile por lo general reciben el nombre de “documentos oficiales”), deben ser derechamente considerados documentos públicos. Lo mismo ocurre con los “documentos notariales”, que por la amplitud del concepto debería incluir a todos los documentos que cuenten con alguna certificación o autorización notarial, como es el caso de los “documentos protocolizados”. En relación con lo último, hacemos notar que en el sitio electrónico oficial del Estado de Chile sobre la Convención de la Apostilla (www.apostilla.gob.cl), expresamente se considera a los “instrumentos protocolizados” en notarías como una clase de documento que puede ser certificado (apostillado), con lo que se está aceptando que estas documentaciones, para los fines de la Convención, tienen carácter de documento público.
 
En otras palabras, en lo que respecta a la prueba por medio de documentos públicos extranjeros, la implementación de la Convención de la Apostilla ha generado una ampliación del concepto de este medio. Por tanto, a partir del 30 de agosto hay que entender que todas las clases documentales señaladas en el art. 1º de la Convención tienen calidad de documento público en los procesos civiles.
 
Con todo, hay que advertir que el inciso segundo del art. 345 bis CPC contempla un texto que no se aviene cabalmente con lo que estamos señalando. Indica que “las certificaciones oficiales que hayan sido asentadas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones para la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas, podrán presentarse legalizadas o con apostillas otorgadas, con arreglo al artículo precedente y a éste, respectivamente. Pero en estos casos la legalización o apostilla sólo acreditará la autenticidad de la certificación, sin otorgar al instrumento el carácter de público”.
 
Esta disposición debe ser interpretada en armonía con las otras normas que citamos, para no incurrir en contradicciones. De esta manera, si un documento cuenta con una autorización notarial de firmas (lo que en nuestro país recibe regulación en los arts. 401 Nº10 y 425 inc. 1º COT), puede perfectamente ser encasillado dentro de la categoría de los “documentos notariales” a los que alude el art. 1º letra c) de la Convención de la Apostilla, y en cuanto tal admite la calificación de documento público para los fines de aquélla, lo que también es aplicable a los fines de la prueba en los juicios civiles.
 
4. Producción de la prueba por medio de documentos públicos extranjeros (art. 345 bis CPC). Hasta antes de la reforma contemplada por la Ley Nº20.711, los documentos públicos extranjeros solamente podían tener eficacia probatoria en los procesos civiles en la medida que cumplieran dos exigencias: legalización (art. 345 CPC) y traducción (art. 347 CPC). Con la implementación de la Convención de la Apostilla, a partir del 30 de agosto se hará necesario distinguir dos estatutos. Por una parte, los documentos públicos extranjeros no sometidos a la Convención, para los cuales rige el sistema antiguo (arts. 345 y 347 CPC). Por otra, los documentos sometidos a la Convención por emanar de alguno de los Estados Parte (actualmente, con la incorporación de Chile son 112 Estados), a los cuales corresponderá aplicar los arts. 345 bis y 347 CPC.
 
Respecto de este último estatuto podemos formular un par de comentarios críticos. En primer lugar, estimamos que la redacción del art. 345 bis es un tanto imprecisa, más aún si se compara con el tenor del art. 345 CPC que se refiere en forma clara al uso probatorio de los documentos públicos extranjeros. La imprecisión que encontramos en el art. 345 bis CPC dice relación con su objeto, ya que en ninguna parte se indica que la apostilla consiste en una exigencia para que los documentos tengan eficacia probatoria en juicio. El art. 345 CPC es explícito: los instrumentos públicos (entiéndase, documentos públicos) otorgados fuera de Chile “deberán presentarse debidamente legalizados”. El art. 345 bis CPC no se refiere a la presentación de los documentos como medios de prueba. En el primer inciso aclara que a los documentos regidos por la Convención de la Apostilla no se les aplica el procedimiento de legalización, en la medida que cuenten con apostilla; en el inciso segundo se regula la situación de las certificaciones oficiales (de un modo poco claro, según ya dijimos); y en el inciso tercero se establece una excepción al régimen de la apostilla, que es la misma dispuesta por el art. 1º de la Convención. Pero no se indica de modo expreso que la apostilla constituye una exigencia para que estos documentos tengan eficacia probatoria en el proceso civil. Sin duda que este es el sentido de la norma, pero habría sido mucho más clarificador que se indicara de modo explícito.
 
Un segundo comentario crítico tiene que ver con la exigencia de la traducción, que no fue materia de reforma alguna. Ambas clases de documentos públicos extranjeros (legalizados y apostillados), se encuentran sometidos a la exigencia de la traducción, en los términos previstos por el art. 347 CPC. El problema es que este precepto no se refiere al plazo de impugnación del documento traducido, lo que tiene importancia práctica ya que es el mecanismo para hacer efectivo el principio de contradicción. Si lo que buscaba el legislador era agilizar, simplificar y, en definitiva, mejorar el uso de documentos públicos extranjeros, entonces debió preocuparse de modificar el art. 347 CPC en lo que respecta al uso probatorio en juicio, para establecer con toda precisión la oportunidad para objetar la prueba, tanto cuando se usa la traducción de parte como cuando existe traducción pericial.
 
5. Valor probatorio de los documentos públicos extranjeros (art. 420 Nº5 COT). La Ley Nº20.711 agregó una nueva disposición al art. 420 Nº5 COT, cuyo texto es el siguiente: “Sin perjuicio de lo anterior, los documentos públicos que hayan sido autenticados mediante el sistema de apostilla, según lo dispuesto en el artículo 345 bis del Código de Procedimiento Civil, no requerirán de protocolización para tener el valor de instrumentos públicos. La apostilla no requerirá certificación de ninguna clase para ser considerada auténtica”.
 
Esta disposición puede ser descompuesta en dos partes: una concierne al efecto que genera la apostilla en un documento público extranjero y otra atañe a la relación que media entre autenticación y protocolización.
 
En cuanto a lo primero, estimamos que la nueva disposición es innecesaria, ya que la Convención de la Apostilla es suficientemente clara en cuanto a la eficacia que tiene la certificación (apostilla) en la comprobación de la autenticidad de estos documentos. Un documento público certificado (apostillado), tiene eficacia jurídica como tal en el Estado ante el cual se haga valer, ya que dicha certificación (apostilla) demuestra su autenticidad. Cuando esta nueva norma señala que “la apostilla no requerirá certificación de ninguna clase para ser considerada auténtica”, está agregando algo absolutamente obvio. Cuando el Estado de Chile adhirió a la Convención, se obligó a aceptar la eficacia de la certificación, que a la luz de este acuerdo internacional tiene fuerza suficiente para acreditar la autenticidad, lo que presupone que la apostilla en sí misma es auténtica y suficiente.
 
En relación con lo segundo, el precepto incurre en una confusión al señalar que los documentos apostillados no requieren de protocolización para tener el valor y la eficacia de documentos públicos en Chile. El sentido de la Convención de la Apostilla es precisamente ese: que los documentos que cuenten con certificación (apostilla), lleven en sí mismos la prueba de autenticidad y, por tanto, generen sus efectos en el Estado donde se presentan. Por consiguiente, la norma en este punto es redundante. Pero además, hay que tener presente que el art. 420 Nº5 está regulando otra cosa. Esta disposición recae sobre “los instrumentos otorgados en el extranjero, las transcripciones y las traducciones efectuadas por el intérprete oficial o los peritos nombrados al efecto por el juez competente y debidamente legalizadas, que sirvan para otorgar escrituras en Chile”. Esta última parte determina el sentido y alcance del precepto, que si bien presenta oscuridades, a través de una adecuada interpretación cabe circunscribirlo a documentos que contienen mandatos para extender escrituras en Chile. No es un artículo que regule el estatuto de todos los documentos públicos extranjeros; se limita a establecer una exigencia para un tipo muy concreto de documento, que es aquél que contiene mandatos para extender escrituras en nuestro país. Bajo este entendido, pensamos que si un documento público apostillado contiene un mandato para que el mandatario pueda extender escrituras en Chile, sí debería ser protocolizado para generar todos sus efectos, ya que en este caso la protocolización habría que entenderla como una exigencia adicional y especial para esta clase de documentos y actos. En otras palabras, la protocolización no transforma en público a este tipo de documento, el que ya posee ese carácter en virtud de la certificación (apostilla); la protocolización viene a ser un requisito adicional para que el acto contenido en el documento (mandato) surta todos sus efectos en Chile. En esta hipótesis, la protocolización está llamada a cumplir una función de publicidad y seguridad, para que los operadores del sistema puedan encontrar en un registro público el documento donde consta la personería de una persona para extender escrituras que generarán efectos en el país. Por tal razón, consideramos que es un error mezclar la apostilla y la autenticidad documental con la protocolización regulada por el art. 420 Nº5 COT.